MiMDAY – Das Parkinsonsche Gesetz und die geplatzten Deadlines

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Das Themenspektrum dieses Magazins erstreckt sich von Bewusstseins- und Persönlichkeitsentwicklung, über Meditation und Spiritualität bis hin zu Glück und östlichen Philosophien.


“Work expands so as to fill the time available for its completion.”

C. Parkinson 


„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“


Kennst du diesen Spruch? Sicherlich kennst du es, wenn man eine Aufgabe vor sich hat, egal ob im Beruf oder im Privatleben, die erst in einiger Zukunft erledigt sein sollte und man irgendwie nicht den Willen aufbringt, es zu erledigen bis es 5vor12 ist? 

Da gibt es ein Gesetz, mein/e Freund/In.. Formuliert vom britischen Soziologen C. Northcote Parkinson.

Das Parkinsonsche-Gesetz erstmals veröffentlicht in den 1955ern, beschreibt treffend was noch in heutigen Büros an der Tagesordnung ist. Lass dich heute mal inspirieren wie du Parkinsons Leitsatz effektvoll und positiv in deinen Alltag einbauen kannst. Nach diesem Artikel kannst du gleich ins TUN kommen.

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Natürlich hast auch du schon mal bist zu letzten Sekunde gewartet, eine Aufgabe zu erledigen. Auf jeden Fall mindestens einmal, stimmt´s? Es ist zutiefst menschlich.

Du hast jedoch vielleicht bemerkt, dass selbst dann, wenn die Frist kürzer gewesen wäre, wir es immer noch rechtzeitig geschafft hätten. Warum ist das eigentlich, so?

Auf den ersten Blick könnte man sagen: "Ich brauch halt, mehr Zeit!" Aber hier ist eine alternative Erklärung, um die es heute gehen soll.

Um es in zwei Worte zusammenzufassen, das Phänomen wird Parkinsons-Gesetz genannt, das besagt, "Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht". Da schauste , was?

Die erste Person, die dies ausführlich beobachtet und darüber geschrieben hat, war Cyril Northcote Parkinson, ein britischer Marinehistoriker und Spezialist für öffentliche Verwaltung.

Er bemerkte, dass je mehr Zeit, Bürokraten für eine Aufgabe zur Verfügung standen, desto länger dauerte es, bis sie fertig waren. Verkürzte man die zugewiesene Zeit, bewegten sich die Dinge wieder schneller.


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Parkinsons-Gesetz, Faulheit und Aufschub

Wir zögern aus einer Vielzahl von Gründen, wie Angst oder einfach nur Faulheit.

Es gibt jedoch auch eine evolutionäre Motivation hinter der Faulheit. Unsere Vorfahren lebten in einer Welt, in der die Nahrungsquellen nicht annähernd so zahlreich waren wie heute.

Als solche haben sie Energie für die Zeiten erhalten, in denen sie in den Überlebensmodus wechseln mussten: Jagen, Nahrungssuche, Erkundung, Bauen und so weiter.

Wenn ein Vorfahr von uns seine Energie auf nutzlose Aufgaben verschwendet hätte, wäre er nicht in der Lage, die Schwierigkeiten der Nahrungsaufnahme zu bewältigen.

In einer kontraintuitiven evolutionären Wendung hat sich die Faulheit als wichtiges Merkmal erwiesen, um unsere Spezies am Leben zu erhalten.

Das bringt uns jetzt wieder zurück zum Parkinson-Gesetz. Es ist nämlich so: Unsere Biologie drängt uns dazu, keine Energie für eine Aufgabe aufzuwenden, die für unser Überleben, als nicht sonderlich wichtig erachtet wird.

Wir verschieben, verzögern, vermeiden, schaffen Ausreden und so weiter.

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Aber dann kommt die Frist! Sie ist es, die dich aus der Untätigkeit zieht und Sie ist es die dir ein Gefühl der Dringlichkeit gibt.

Tief im Inneren weiß man, dass es für das Überleben schlecht ist, wenn man die Frist nicht einhält. Es könnte unangenehm werden, da dies beispielsweise deine Arbeitsreputation oder in einigen Fällen sogar die Arbeit,

Geld, wertvolle Vermögenswerte, Freundschaften, Beziehungen und so weiter kosten kann.

Diese Angst treibt dich dazu an, eine ganze Nacht durch zu machen, die Kaffeemaschine direkt neben den Rechner zu stellen, um ein Projekt zu beenden, oder Überstunden abzuarbeiten.

Wie du dir schon denken kannst, liegt der Sinn des Parkinson-Gesetzes darin, dich in einen Überlebensmodus (Machermodus) zu versetzen, in dem du Dinge erledigen kannst, ohne zu faulenzen.


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Wie man das Parkinsonsche Gesetz anwendet

1. Gewöhne Dich an die Festlegung von Fristen.

Das hat mir im Urlaub sehr geholfen, dir trotzdem jeden Montag und Mittwoch zu schreiben. 🙂 Sich begrenzte Zeit zu geben, zwingt uns, die Arbeitsaufgaben neu zu strukturieren, damit sie in den Zeitplan passen.

Das Leben selbst spiegelt dieses Gesetz wieder. Meditier´ mal darüber.

Komplexere Projekte und Aufgaben mit einem fernen Termin locken uns in dieses falsche Gefühl der Sicherheit. Die Arbeit sollte eigentlich jetzt erledigt werden, aber wir warten, und warten, und warten... Uppss schon wieder ein Jahr(zehnt) vergangen...

In solchen Fällen ist es für mich ratsam gewesen, wenn ich die Hauptaufgabe in kleine Bits und Bytes zerlege und ihnen jeweils eine Frist zuweise.

Es verschafft mir einen klaren Überblick und bringt mich näher an den Zeithorizont heran und vermittelt mir ein Gefühl der Dringlichkeit. Es motiviert mich, die Sache ins Ziel zu tragen.

Fristen (Deadlines) können dir dabei helfen, weniger zu arbeiten. So verbringst Du wenigstens weniger Zeit im Büro.. Und hast Zeit für die wirklich wichtigen Dinge des Lebens.

Der Alltag in 0815 Büros kann oft so aussehen, dass das Aufgaben Pensum auf + - 8 Stunden aufgedröselt wird. Es ist eher eine Richtlinie als eine Regel und jeder hält sich schweigend daran,

um Aufgaben zu erledigen,  die 8 Stunden brauchen und eigentlich, wenn wir ehrlich mit uns selbst und unseren Fähigkeiten sind, deutlich schneller erledigt werden könnten. Bloss was machen wir danach..?

Die Sache ist doch die, wir wissen , wenn wir die Aufgabe aufschieben, können wir Überstunden machen, des deutschen höchste Tugend (viel arbeiten = viele Überstunden = guter Mitarbeiter)

und schon geht es einem besser. Das liegt daran, dass Du nicht das Gefühl hast, etwas verloren zu haben, wenn Du länger im Büro bleibst, was mich direkt zum nächsten Punkt bringt. Es ist noch ein weiter Weg bis auch der letzte verstanden hat, das es in Ordnung - Arbeit auch im Bruchteil einer Zeit erledigen zu können und mehr verdienen zu dürfen.

Viele Menschen sitzen Zeit ab. Sie denken sich dinge wie: "Wenn der Chef rauskriegt, das ich mehr Geschäft auch in 4 Std. hinkriege, brummt er mir noch mehr Zeug auf...", "Dafür krieg ich aber nicht genug

Zaster...", "Wenn auffällt das meine Arbeit in der hälfte der Zeit von anderen erledigt werden kann, schmeißt er mich wahrscheinlich raus...".

Damit bei solchen Denkmustern, zugegebener Maßen destruktive Muster, das Weltbild nicht erschüttert wird, bedient sich der Logikprozessor eines einfachen Musters. Er nutzt Sabotage: Zum einen

gegen sich und seine Fähigkeiten und zum zweiten gegen andere Menschen und Erlebnisse. Da wird die Arbeit des anderen heruntergebuttert, Deadlines werden als Strafe oder persönlicher Angriff

gewertet oder schlicht als Schikane aufgefasst.


Was wir verlieren, wenn wir die Deadlines nicht einhalten!

Der einfachste Weg, sich selbst ein Zeitlimit zu setzen, ist, sich selbst etwas zu nehmen, wenn man sich nicht daran hält. Denke darüber nach, was Du verpassen könntest, wenn Du im Büro verweilst nur um Überstunden zu sammeln.

Wenn du früher nach Hause kommst, könntest du einen Film mit deinem Partner/Partnerin gucken, Grillen, in der Küche entspannen und dein Lieblingsgericht kochen oder an deinem Herzensprojekt arbeiten. Ins Training gehen.

Und was macht der geneigte Angestellte stattdessen: Er verschwendest all diese Möglichkeiten echten Lebens, indem du das Last-Minute-Arbeits-Modell wählst, für Gutzeit, die dann auf mysteriöse Weise ins den tiefen

des Firmeninternen Stempelsystems auf nimmer wiedersehen verschwindet. Die Arbeit hätte früher am Tag erledigt werden können.

Eine gute Möglichkeit, sich an eine Zeitbeschränkung zu halten, besteht darin, nach Ablauf der von dir festgelegten Frist etwas anderes zu planen.

Wenn du zum Beispiel sicher sein möchtest, dass bis 10:00 Uhr eine Reihe von E-Mails versendet sind, plane ein Zeitfenster, beispielsweise von 6:30 bis 7:30 Uhr.

Somit hast du eine zentrale Aufgabe und ein Ziel - keine Zeit zu faulenzen.


Angemessene Deadlines setzen.

Es gibt wirklich nur zwei Gründe, warum Du das Parkinsonsche Gesetz anwenden solltest:

1. Zum optimieren deines Workflows, damit du etwas anderes tun kannst.

2. Damit aufzuhören, sich schuldig zu fühlen, und anzuerkennen das man seine Zeit bisher verschwendet hat und dies künftig nicht mehr tun möchte.

Wenn Du die Regeln zum ersten Mal anwendest, fühlst du dich vielleicht übereifrig und setzt dir unvorstellbar enge Fristen, um schneller zu arbeiten. Dies funktioniert so aber nicht. Stattdessen würdest du am Ende noch mehr Stress haben als zuvor, wenn Du das Zeitlimit überschreitest.

Nicht nur das, auch die Qualität der Arbeit sinkt dann rapide.

Ziel der Deadline ist es nicht, einen Wettbewerb mit der Uhr zu beginnen, sondern Stress und Zeit zu sparen. Es geht darum sich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren und Sie in einem gegebene Zeitfenster zu erledigen.

Was ich jetzt habe ist eine Zusammenfassung einer Studie von Dan Ariely, einem renommierten Professor für Verhaltensökonomie, die wie folgt ablief: Sein Experiment bestand aus Gruppen von Studenten, die während eines Semesters drei Arbeiten abgeben sollten.

• Die Gruppe "freie Auswahl" konnte ihre eigenen Fristen für die Einreichung von Arbeiten festlegen.

• Die Kontrollgruppe musste jedoch ihre Arbeiten zu einer vom Professor festgelegten Zeit abgeben.

Verglichen mit einer dritten Kontrollgruppe genossen die Studenten der "freien Wahl" ihre Aufgabe weniger und ihre Papiere hatten auch mehr Fehler.

Das Fazit der Studie war, dass selbst auferlegte Fristen zwar effektiv sind, die Menschen jedoch Schwierigkeiten haben, sie richtig zu optimieren. Ziel der Deadline ist es nicht, einen Wettbewerb mit der Uhr zu beginnen, sondern Stress und Zeit zu sparen. Wenn eine Aufgabe realistisch sechs Stunden Arbeit erfordert, versuchen wir nicht, es in zwei zu tun.

Wenn Du es in sieben Stunden abschließen kannst, ist es großartig.

Diese zusätzliche Stunde ist keine verschwendete Zeit, sondern eine Pufferzeit für unerwartete Ereignisse wie einen dringenden Telefonanruf, Konzentrationsverlust oder auch nur eine kurze Entspannungsphase.

Das Parkinsonsche Gesetz kann dir dabei helfen, die verschwendete Zeit und den Stress in deinem Alltag zu reduzieren, und in einigen Fällen hilft es dir, mehr Dinge zu tun, als Du für möglich gehalten hättest.


Beachte Folgendes, wenn Du Parkinsons-Gesetz für dich nutzt:

1. Immer eine Frist setzen. (eine gewisse Dringlichkeit erschaffen)

2. Auf was wir verzichten möchten/wollen/müssen, wenn wir die Deadlines nicht einhalten.

3. Ist die Frist realistisch? Nicht über-Optimieren.

Und noch etwas: Sei gut zu dir selbst und sieh das Zeitlimit als ein Hilfsmittel, um dir zu helfen, und nicht um dich zu hetzen. Jetzt weißt du wie du mit Hilfe von Zeitrastern mehr Zeit für dich und die wirklich tollen Dinge des Alltags hast. Share it. 


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